はじめてイベントを立てる｜日時・定員・場所の決め方

最初の1回は「小さく」が正解

はじめて集まりを立てるとき、多くの人は内容を充実させようとします。けれど初回に必要なのは充実度ではなく、確実に開催されることです。参加者が3人でも開かれた集まりは次回につながりますが、20人を狙って中止になった集まりは何も残しません。

最初は「定員6人・2時間・カフェ」くらいの規模から始めてください。人が集まらなくても成立し、集まりすぎても対応できる大きさです。

決めるべき5つのこと

1. 日時

平日の夜なら19時開始、休日なら13〜14時開始が集まりやすい時間帯です。開催の10日〜2週間前には募集を始めるのが目安。直前すぎると予定が埋まっており、早すぎると忘れられます。日程に迷うなら、グループ内でグループ投票を取ってから決めると確実です。

2. 定員

初回は4〜8人をおすすめします。この人数なら会話がひとつの輪で回り、初対面でも全員が話せます。10人を超えると自然に小グループに分かれるため、進行役の負担が一気に増えます。

3. 場所

地図で場所を指定して立てると、参加者が当日に迷いません。気になる場所を地図上で長押しすれば、その地点を会場にしてそのまま集まりを作れます。会場の選び方はオフ会の会場選びで人数別に説明しています。

4. 参加費の扱い

費用が発生するなら、募集の時点で目安の金額を必ず書いてください。「実費」だけでは、1,000円なのか5,000円なのか分かりません。「飲食代実費（3,000円前後）」まで書けば、参加を迷う理由がひとつ減ります。

5. 何をする集まりなのか

「交流会」だけでは、当日何が起きるか想像できません。「本を1冊持ってきて紹介し合う」「近所を1時間歩いて写真を撮る」——具体的な行動が書いてあると、初参加の人が「自分にもできそう」と判断できます。

募集文に書いておくと参加率が上がること

• 初参加の人がどれくらいいるか：「今回は半分が初参加です」の一言で、ハードルが大きく下がります。
• 一人参加が歓迎されること：多くの人が一人で参加します。それを明記しておくと安心されます。
• 解散のおおよその時間：終わりが見えていると予定を立てやすくなります。
• 当日の連絡方法：「会場に着いたらチャットに書いてください」と決めておけば、当日の合流でもたつきません。
• 雨天時の扱い：屋外の集まりなら必須です。中止か決行か、判断する時刻まで書いておきます。

単発で終わらせないために

TOMOではグループがあって、その中で集まりが繰り返し開かれます。一度きりのイベントとして立てるより、グループを作ってから開催するほうが、同じ顔ぶれで少しずつ関係が深まります。繰り返し開くつもりがあるなら定期イベント、思い立った日に軽く募集するならゲリライベント——仕組みの違いは定期イベントとゲリライベントの違いで比較しています。

立てたあとの流れ

募集を開始したら、参加申請の受付、定員の管理、当日の進行が続きます。ドタキャン対策や当日の段取りは参加者管理と当日の進行にまとめました。グループそのものをこれから作る方はグループを作って運営するコツと人が集まるグループ紹介文の書き方もあわせてご覧ください。開催中の集まりはイベント一覧から確認できます。